五大维度,一文读懂货代管理软件

发布日期:2024-06-19

货运代理的角色及货代企业的挑战

CHALLENGE #01

货运代理,也称为无船承运人,充当发货人和承运人之间的中间人,确保货物安全、经济且符合国际法规的运输。他们利用庞大的运输提供商网络,根据成本、速度和可靠性协商最优惠的价格。

货运代理是国际商业的支柱,确保货物跨境顺利转运,涉及多式联运,这是一个复杂的流程,涉及货主、发货人、拖车、港口、堆场、海关、船司(或者航空公司)、铁路等等,将物流协调、合法合规、文件准备和供应链的熟练管理交织成一个非常富有挑战的综合领域。

最令货代人头疼的问题:

1. 贸易条款变更,货物又被海关扣下了;

2. 运输中的货物查不到物流、丢件、延误、破损;

3.运费又双叒叕涨价了;

4.货物还在运输途中,客户取消订单了;

5.船期与实际不符,导致清关问题……

想要在纷乱冗长的流程中顺利的把货交到客户手上,在快节奏的全球贸易和变幻莫测的地缘政治中可以优先探知货运风险,确保及时获取信息,企业只有通过运用货运代理管理软件进行数字化转型,实现真正的数字化,有效监控物流执行过程,让员工和客户掌握货物状态和位置,才能有效规避风险,确保物流执行过程的安全性。

 

货代管理软件的定义及其作用

DEFINE #02

货代管理软件是一种专门为货运代理公司设计的管理信息系统,也称为货代系统、货代操作系统或货代管理系统。

现如今,货代管理软件已经不是简单的数据存储库,它是综合性技术平台,旨在实现货运流程自动化,通过人工智能、大数据、物联网等新技术提高货代活动管理效率。货代管理软件覆盖进出口订单管理、仓储库存管理、物流信息协同、货物跟踪、费用结算、数据文件管理等环节。此外,还涉及维护供应商和客户关系、生成报价、计费管理等。

如今,市场上出现了不少基于云端的货代管理软件,可以从任何有互联网连接的位置进行访问,为货代从业者的操作增加了一层灵活性。它通过电子数据交换 (EDI) 和应用程序编程接口 (API) 与其他第三方软件交互,为货运代理业务提供完整的可见性并简化物流管理流程。

 

使用货代管理软件的好处

BENEFITS #03

为什么要考虑实施货代管理软件呢?这不仅仅是跟上物流技术趋势,真正的价值在于软件可以为货代企业的运营带来诸多好处。

提高效率和生产力

货代操作系统软件通过自动化和数字化的方式,将繁琐的人工操作转化为简单易行的电子化流程,有助于节省人力资源,减少错误,提高工作效率和客户满意度。

更高的可见性和风险控制能力

货代管理软件可以实现内外部信息的实时共享和交流。不论是货代企业内部,还是与合作伙伴之间,都可以通过该系统进行信息传递,提高可见性。通过软件实现对货物运输过程的全程监控,提供预警和报警机制,企业能够有效减少潜在的风险和损失。

流程优化降低成本

简化和优化流程,从而显着降低运营成本。它还指出了需要改进的领域,为进一步节省成本铺平了道路。

通过数据分析支撑决策

货代管理软件具备强大的数据管理和分析功能,可以帮助货代企业收集、整理和分析各种业务数据,通过对数据的深入挖掘,企业能够及时了解市场动态,调整经营策略,优化运营流程,提高业务水平和竞争力。

提高客户服务和满意度

凭借改进的跟踪和可视性,可以为客户提供有关其货运的准确、最新的信息,改善客户服务,提高整体客户满意度。

 

如何选择合适的货代管理软件?

HOW TO SELECT #04

毫无疑问,数字技术极大地促进了货运代理行业的发展。合适的货代管理软件解决方案能够简化操作并自动执行日常任务,减轻日常负担,让您的团队腾出时间专注于战略目标。那么在选择货代管理软件需要考虑的一些关键因素可能是什么呢?

业务需求匹配

货代管理软件应该能够全面覆盖公司的业务流程的需求,提供从订单管理、运输跟踪、财务结算到客户服务等各个环节的支持。

易用性和用户体验

选择易于上手、用户友好的软件非常重要。软件应提供清晰的界面和直观的操作流程,减少员工培训时间和成本。

可扩展性和灵活性

随着公司业务的增长和变化,软件应能够灵活地适应新的需求和变化。选择具有可扩展性的软件,可以确保公司在未来能够根据需要添加新功能或模块。

数据安全与稳定性

货代软件涉及大量的客户信息和交易数据,因此安全性和稳定性是选择软件时的重要考虑因素。应当选择经过验证、具有良好声誉的软件供应商,并确保软件具有完善的数据备份和恢复机制。

客户支持和售后服务

选择提供良好客户支持和售后服务的软件供应商,确保在使用过程中遇到问题能够得到及时有效的解决。了解供应商的响应速度、服务质量和更新频率等信息,以确保软件能够持续满足公司的需求。

行业经验和案例

了解软件供应商在货代行业的经验和案例,选择具有丰富行业经验和成功案例的供应商,可以获得更专业的指导和支持。

全面集成的能力

一流的货代管理软件应通过自动化和集成进出口、转运、集装箱拼箱、查询、预订和海关合规等流程来简化操作。它还应该在移动应用程序上提供现场警报和通知。

自动化财务管理

强大的发票管理和财务自动化工具是必须的。您的运营和财务应紧密相连,以防止收入流失并控制现金流。

实时跟踪,获取最新信息

货代管理软件应无缝整合供应链的各个方面,以提供实时更新的货物信息,通过数据分析,帮助管理者做出明智且及时的决策。

警报和通知

货代管理软件能够在货件的整个生命周期内提供警报和通知,您的客户应该收到状态更新、预定报告以及基于事件的电子邮件和短信通知。

 

针对一些小规模的企业,应该有更符合他们需求的标准化云产品,灵活部署运用,帮助中小企业提升效率的同时,节省运营成本。

当然物流公司仅依赖现成的 SaaS 解决方案是不够的,SaaS解决方案可能与其独特的业务流程不相符,公司规模、所处理的货物性质和地理范围等因素会影响标准物流软件可能难以匹配特定要求。这时,就可能需要软件实施商或者软件提供商提供客制化进一步开发。

 

洞隐智慧货代管理软件及优势

Deep Insights #05

洞隐智慧货代管理软件能够为物流服务提供商提供全面的信息管理服务,它通过数字化订单管理、 运力统筹预订舱、船舶代理、多式联运、货物跟踪、海关关务、费用管理等业务的自动化处理来保证对物流信息服务的质量要求, 降低管理和作业成本、提升客户服务水平。

除了标准化的SaaS云产品,洞隐智慧货代管理软件,一个最大的特点是高度满足客户需求,曾为国内众多大型货代企业开发定制化系统。

 

洞隐智慧货代管理软件的优势

 

统一订单管理,全程可视化

通过统一订单管理,打通上下游,整合各物流环节的物流服务,构建物流控制塔,从而为客户提供一站式综合物流服务和全程物流可视化服务。

高效协同,提升沟通效率

通过任务驱动的方式实现各岗位的高效协同,实现“一方采集、多方共享”、“单点触发、全链感知”,从而降低沟通成本,提升效率。

集约化管理,有效管控供应商

通过集约化操作实现有效的专业化分工,从而提升专业化的操作效率,降低差错率。通过集约化操作,有效实现供应商集采,从而实现集约化管理管控。

微服务、模块化、组件化,赋能业务

使用微服务架构,通过对物流服务的模块化、组件化,并通过各个服务组件的灵活组合,快速满足不同业态的需求,真正实现通过科技快速为业务赋能。

结算中心、业财一体化管控

构建不同业态的统一结算中心,实现财务的集中、统一管理,构建统一风控模型,让财务结算贯穿整个业务链条,实现业务、财务一体化管控。

一站式全程可视化服务

通过物流控制塔,实时感知末端各环节作业状态的变化,实现全程一体化管控、物流全链路的状态跟踪,为客户提供一站式全程可视化服务。

总而言之,洞隐智慧货代管理软件为国际供应链物流企业提供一站式、全链条、综合性的信息化解决方案,通过信息化、数智化为企业赋能,是帮助企业为客户提供贴心、优质服务的信息化平台。

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